惠普文印安全管理解决方案为民族证券保驾护航

PUXIN 作者:puxin资讯组 来源:普信网 2012-03-08 [评论]

    引言:自1971年11月诞生至今,激光打印机已经走过整整40个年头。随着科技的日新月异,打印厂商依靠自身技术实力,不断研发创新专利技术,并根据用户需求不断改进自身产品,推出了多种技术领先,贴合用户需求的文印设备和解决方案。如今,打印机已经不仅仅是承载文件打印复印任务的办公设备,更成为了企业信息流转的重要节点,越来越多的企业主开始关心文印设备背后的安全问题。

    在众多行业中,金融、证券行业对信息处理能力和信息安全的要求最为苛刻,特别是在新形势下,行业竞争愈发激烈,创新业务不断发展,证券企业想要获得生存和发展,必须在不断提高业务创新速度和获利能力的同时,更加注意加强安全和风险管理。

    2010年12月,中国证券协会发布了《证券公司信息隔离墙制度指引》(以下简称《指引》),并指示相关证券公司的合规部门为《指引》实施单位,自2011年1月1日起开始施行。合规与否已经成为证券行业最大的经营风险,合规风险目前也成为监管部门最关注的问题,各大券商也将此《指引》作为风险管控IT治理的重大风向标。

    除了通过制度进行规范以外,越来越多的券商也开始注意从硬件、软件等各个方面,加强公司内部关键信息和重要节点的安全性。日前,记者应邀前往中国民族证券有限责任公司(以下简称民族证券),对证券行业的文印安全及信息隔离实施情况进行走访和调研。在民族证券,由惠普提供的文印安全管理设备及解决方案,凭借稳定高效的安全、管理特性,为公司关键信息的安全提供了有力保障。

    民族证券:以信息安全为己任

    民族证券成立于2002年4月,目前注册资本为13.9亿元人民币,拥有上交所席位30 个、深交所席位19 个。作为一家为客户提供专业、全面资本市场金融服务的大型证券公司,信息安全、数据安全、机要保密成为了民族证券最基本但又最重要的方面。

    来到位于金融街的民族证券总部,井井有条的工作秩序让人印象深刻,公司行政、业务共十余个部门在相互独立的环境中办公。据信息技术部负责人顾经理介绍,民族证券北京总部共有员工近500人,目前正在使用中(单机和网络共享)的文印设备包括近30台惠普激光打印机。这些设备由公司总裁办负责统一采购,并由外包的设备供应商负责日常维护和耗材供应。谈到公司文印输出情况时,该负责人说:“各个部门打印量都比较大,特别是投行、证券投资这些业务部门,每天都会打印几百份客户资料;财务、人事之类的行政部门每天也会输出很多重要的文件。”可以看到,文印设备已经成为民族证券关键信息流转的重要节点。

    作为提供专业金融服务的大型证券公司,民族证券在信息安全方面有着深刻而清晰的认识。据公司合规部门负责人李经理介绍,证券行业涉及的敏感信息众多,当这些敏感信息存在不当流动或使用时,非常容易造成客户损失、或是金融违规事件。“比如业务部门的IPO报告,里面涉及很多机密信息,这些信息在上市之前是极其保密的,绝对不允许公开。但如果报告在部门内部流通和输出过程中出现漏洞,就很有可能造成内幕消息外泄或是内幕交易,”李经理说,“这类事件造成的损失和影响都是很大的,所以我们在工作流程中务必保证关键信息的安全,这也是我们合规部门的职责所在。”

    据了解,金融行业在网络信息安全方面已经具备很多经验,在信息储存、流转等多个层面实现了可预防、可控制、可追踪。但在文印信息安全方面,行业普遍还缺乏认识,在这方面或多或少都存在漏洞。李经理介绍,从公司信息隔离制度角度考量,文印信息安全也是企业信息安全非常重要的组成部分。合规的文印信息流程需要保证重要文件对内、对外均不被泄漏,这也是合规部门的工作重点之一。

    软硬兼施,保障安全

    从相互独立的办公环境,到其对文印信息安全的深刻认识,民族证券在信息安全方面的重视程度可见一斑。随着对民族证券办公环境和业务情况的深入了解,记者的问题也随之产生。在证券这个特殊行业,如何预防信息在文印流程中对内、对外均不泄漏?如果不慎出现信息泄漏,如何迅速进行追踪和控制?针对这些问题,信息技术部和合规部门两位负责人介绍说,在民族证券内部,目前主要采取了制度管理、物理控制和设备安全监控三套解决方案:

    制度上,公司主要依据证券行业现有法规和最新实行的《指引》制定了内部合规管理流程,其中涵盖了保密条款,可以避免人为向外泄漏信息。同时,公司在六个主要业务部门设置合规岗位,形成了以合规总监作为合规负责人、专业合规管理部门为主体、相应业务合规管理岗位为依托的合规管理体系,按照合规管理流程开展咨询、审查、检查、评价和报告等相关工作。

    在物理上,目前主要的手段是杜绝无关人员接触关键部门的文印设备。各部门虽然采用开间办公格局,但各个部门的办公区域相对独立,所有办公室、会议室、文印室入口均单独设立门禁,进出均需刷带有员工身份认证的门禁卡。这样,不但可以避免无关人员进入,公司内部人员的流动和行踪也有迹可循。

    文印设备作为承载关键信息输出的重要节点,其安全性必然受到关注。由于面临文印流程疏漏所造成的“内部泄漏”以及病毒、黑客等外部“入侵”,设备安全监控已经成为公司近年来非常重视的一项工作。一方面,各部门文印设备已经做到了专机专用,如有文件输出需求只能使用各部门专门的文印输出设备,其他部门的无关人员没有访问权限;另外,文印设备本身的安全系数也不断提升。

    信息技术部负责人顾经理说:“以前我们打印重要的客户资料,点完打印以后都需要小跑到打印机面前取回来。如果不小心忘了拿,这些文件就会被遗漏在打印机上。办公室里人员比较多,很容易造成泄漏。”而现在,部门通过网络使用1台惠普P3015dn激光打印机,它可以支持多种安全设置,密码、身份验证(PIN码打印、感应卡、智能卡或指纹扫描等生物测量技术)都可以有效的避免信息外漏。使用PIN码打印,可以保证文件安全、及时输出。在打印需要保密的文件前,输入自己定义的4位PIN码,打印作业发送到打印机后并不会立即输出。只有在打印机前通过按键输入4位PIN码通过认证,打印作业才会输出,有效防止了信息从打印输出端泄露。而借助最新的打印拓展解决方案,通过员工门禁卡刷卡打印、通过指纹识别进行认证打印都已成为可能。

    在信息技术部我们也发现:有些员工并非通过电脑发送打印作业,而是使用U盘等移动存储设备,直接插入打印机的前置USB接口进行打印。顾经理解释说,惠普的这款打印机可以识别出U盘内的常用的PDF文件,并直接进行打印。这样的打印方式不仅方便快捷,还突破了PC端限制,免除了U盘对电脑设备的访问,有效地隔绝了外来病毒的入侵,大大提升了文印流程的安全性。

    另外,打印机在进行作业时需要通过缓存处理文件,而打印机内置的硬盘也会对这些信息进行保存。遇到设备送修的情况,很难保证数据的安全,如果打印机内未删除或可以恢复的重要机密文件遭到泄漏,会给公司带来很大的损失。惠普安全打印解决方案为民族证券提供了高性能的安全硬盘,所有打印机上接收和存储的数据都进行了加密。而使用惠普安全文件清除和安全硬盘清除技术,可以彻底清除文件数据,杜绝在第三方维护过程中产生的信息泄漏。

    文印安全管理:赢得成本和效率

    在证券行业,打印作业是业务流程中的一个重要步骤,许多文件和资料需要打印、确认、交互和存档,公司特别是业务部门对文印设备具有高度依赖性。同时,金融行业还具有信息机密性强、打印量大、重复性高、停机损失大等特点,文印设备必须具备更好的设备性能、稳定性和管理特性。对此,民族证券合规部李经理也表示,“提高效率、降低成本、保障信息安全,这几大问题是我们金融服务公司必须面对的问题。我们希望不仅能够提高业务人员的工作效率,也要对客户负责,保证信息的机密性,文印设备的管理对我们来说十分必要。”

    来自惠普的文印管理技术顾问介绍说,大多数企业原则上都可以主动、有效地对办公打印环境进行管理,但实际上,很多企业对此并未给予重视,也缺乏相关经验和解决方案,一直未能独立完成文印环境的管理。在当前市场环境中,企业需要了解实际情况,有效控制打印技术、资产和耗材,从而降低企业成本,让IT人员和最终用户将更多精力用于重要工作上改善文档工作流程,以降低企业安全风险,提高工作效率并推动企业不断向前发展。

    技术顾问还介绍说,惠普一直关注金融行业的文印管理问题,针对民族证券的应用环境,惠普可以通过“优化基础架构”、“管理文印环境”、“改善工作流程”三大解决方案来帮助金融企业保障信息安全、降低企业成本,节省资源并简化文档密集型工作流程。同时,惠普文印设备具有良好的拓展性能,设备配有的EIO插槽和内置的附件连接端口,可供用户扩展打印机解决方案,实现设备不断升级。

    除硬件之外,惠普专业的文印安全管理解决方案也在民族证券扮演了重要角色。惠普提供的HP Web Jetadmin外设管理软件可以支持对几乎所有文印设备的管理,IT管理员可以控制用户对打印机的访问权限,还可控制用户对IT和打印机管理设置、传真、彩色打印和其它功能的访问,控制和保护文印设备使用安全。顾经理说,惠普的软件特别为金融行业用户周密考虑,文印作业追踪、审计等功能使得文印流程有据可查,这是传统的物理控制和打印登记无法达到的。借助HP Web Jetadmin软件, IT 管理员可以对业务流程进行实时监控和管理,帮助企业保障文印流程安全,提升工作效率,实现成本节省。

    结语

    伴随着金融、保险市场的快速发展,信息输出、交互的需求也不断增多,其中关键信息的安全和保护也受到行业用户越来越多的关注。从民族证券文印信息安全管理的模式来看,“硬件与软件并重”必将成为用户实现信息安全的必由之路,也将成为金融行业信息安全管理的趋势。惠普致力于提高信息交互效率、保障关键信息安全,确保金融企业和个人的关键信息在整个业务流程中实现安全传输、安全响应。惠普专业的文印设备及解决方案也将为行业信息安全提供持续、有力的保障。

    关于惠普高端文印设备及解决方案

    惠普关注于解决文印管理的问题,与优化文印管理的发展,提供从评估、设计、实施文印管理基础架构到文档流程的定制化服务,通过优化的设备和解决方案,提升企业运营效率的服务体系。关于惠普高端文印设备及解决方案的更多信息,请访问:www.hp.com.cn/value

    关于惠普Web Jetadmin外设管理平台

    惠普 Web Jetadmin平台是一个基于 Web 的打印管理解决方案,能够远程配置、监控并诊断网络打印机以及相关的打印基础设施组件,从而帮助用户充分利用设备,控制彩色打印成本,并简化耗材的管理。关于惠普Web Jetadmin的更多信息,请访问:www.hp.com.cn/WJA

 标签:惠普文印安全管理解决方案为民族证券保驾护航
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